Les dispositions dérogatoires liées au contexte sanitaire pour organiser les CA et AG des associations sont prorogées jusqu’au 31 juillet 2021 (Décret du 9 mars 2021)
Puis-je réunir mon assemblée générale en présentiel ?
Oui, si vous respectez les mesures de distanciation d’au moins 1 m entre les personnes, port du masque et aération du lieu. Tant que vous respectez ces mesures, il n’y a pas de limitation en terme de nombre de personnes possible, si vous êtes dans un lieu privé. En revanche, dans un lieu public ( hors établissement ERP ), vous ne pouvez pas vous réunir à plus de 6 personnes. Il est aussi impossible de tenir votre AG en présentiel durant le couvre-feu, ce n’est pas une réunion professionnelle.
Puis-je organiser l’AG en Visioconférence ?
Oui, la présence en visioconférence des membres ainsi que le vote par correspondance, ou la consultation écrite sont autorisés même si vous n’avez rien d’écrit dans vos statuts. Tous les sujets peuvent y être abordés y compris la validation des comptes ou l’élection du CA.
Attention, il faut que les membres soient identifiables et que vous garantissiez la possibilité pour chacun de pouvoir s’exprimer. Le décret 8 stipule précisément que « les moyens de télécommunications doivent a minima transmettre la voix des participants permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations. »
Peut-on voter par courrier électronique ?
- Le vote par correspondance et la consultation écrite peuvent être aussi mis en place par courrier électronique sans qu’aucune disposition ne soit inscrite dans les statuts. Dans ce cas la convocation doit clairement énoncer l’adresse mail à laquelle doivent être envoyés les votes. Les quorum et le système de vote ( à la majorité des présents par exemple) restent similaires à ce qui est dit dans vos statuts pour une AG en présentiel.
- Pour l’organisation d’une consultation écrite, si rien n’est stipulé dans vos statuts, les règles du décret s’appliquent :
- Le texte des décisions proposées, un bulletin de réponse et les documents nécessaires à l’information des membres de l’AG sont adressés à chacun par écrit (un courrier électronique est autorisé). Ces documents sont envoyés à chacun en même temps, qu’il participe à la consultation écrite ou participe à l’AG en présentiel.
- Il faut laisser au moins 15 jours avant de clôturer la consultation écrite mais l’organe compétent (le CA par exemple ) peut décider d’un temps plus long.
- Le résultat de la consultation écrite doit être mentionné dans un Procès Verbal avec a minima :
- La date des décisions
- Les décisions à prendre
- La liste des documents adressés aux membres ainsi que leur date d’envoi
- Le temps de réflexion laissé pour l’envoi des réponses
- L’identification des personnes ayant répondu (et le nombre de pouvoir(s) en leur possession.)
- Le résultat de la consultation pour chaque décision
- Enfin, lorsque les règles qui régissent normalement l’assemblée prévoient l’établissement d’un procès-verbal, ce dernier doit mentionner le fait qu’il a fait application de l’article 6 de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 afin de procéder à la consultation écrite des membres de l’assemblée.
Quels outils utiliser ?
Pour les outils, nous vous renvoyons vers les fiches pratiques d’Hello Asso ainsi qu’un article de leur blog. Vous y trouverez des conseils pratiques, des outils, de la méthodologie.
Pour plus d’informations :
LA FAQ du ministère a été mise à jour : https://www.tresor.economie.gouv.fr/Articles/1c3d1af2-dfea-4f9c-a998-efbce8f918d0/files/4b39f4e9-44be-4f50-9f65-1e37f5d06e3a
Le schéma pour mieux comprendre : https://www.associations.gouv.fr/report-ou-tenue-des-instances-associatives-ag-ca-un-schema-pour-comprendre.html
Un résumé de ce que l’on peut faire : https://caminoavocat.wordpress.com/2020/03/24/association-conseil-administration-assemblee-generale-dematerialisee/?utm_source=sendinblue&utm_campaign=Newsletter_publique_mars_2021&utm_medium=email