Organiser un vide-grenier, une manifestation sportive sur la voie publique, une kermesse, une soirée dansante avec restauration, un loto avec ouverture d’un débit de boisson temporaire, un spectacle… sont autant d’activités qu’une association peut être amenée à gérer, et qu’elle doit désormais penser dans une démarche de développement durable.

Qu’il s’agisse de groupes amateurs ou professionnels, d’encadrants salariés ou de bénévoles, il existe des principes réglementaires à respecter. Quelles autorisations administratives demander, auprès de qui? Quelles formalités déclaratives effectuer ? Pourquoi souscrire une assurance ? Le service de sécurité est-il obligatoire ? Comment mettre en place une billetterie, une buvette ? Quelles taxes ou redevances sont-elles à régler ? La licence d’entrepreneur de spectacle est-elle indispensable ? Comment rémunérer les musiciens, quels contrats rédiger ? 

Outre le respect du cadre réglementaire, la réussite d’une manifestation tient à la maîtrise de différents éléments : constitution d’une équipe, choix du lieu, choix de la date, appel à des prestataires, plan de communication, indicateurs d’évaluation… 

Une attention toute particulière doit être aussi portée dans l’organisation de toute manifestation au respect de l’environnement et à l’intégration d’une démarche d’amélioration continue pour réduire la production de déchets, les consommations d’eau, réfléchir aux achats, aux modes de déplacements, aux outils de communication… En bref, pour s’inscrire dans une logique de développement durable,seront abordés les éléments clés à considérer, la méthode pour établir un diagnostic, les ressources locales disponibles pour vous accompagner, les possibilités d’applications concrètes adaptées à votre manifestation. 

Les responsables associatifs trouveront dans cette soirée les principes à respecter, des recommandations pratiques, quelques conseils et outils (rétro-planning, tableaux de bord…),  et des retours d’expériences pour leur permettre de réussir leur manifestation.